Poco queda del mundo laboral tal y como se conocía a principios de este siglo. Los avances tecnológicos y la digitalización de todos los sectores han supuesto unos avances significativos en la gestión del tiempo, reduciendo las horas que antes se les dedicaba a tareas repetitivas que, aunque necesarias, poco aportaban al crecimiento y expansión del negocio.

La gestión del tiempo de los empleados no ha sido una excepción y, con la llegada del teletrabajo, la flexibilidad horaria y la automatización de procesos, las empresas han encontrado en la digitalización del control de asistencia y horarios una solución clave para mejorar la productividad y evitar errores humanos.

A continuación, se presentan los motivos por los que cada vez más empresas utilizan sistemas digitales y qué beneficios trae esta adaptación.

Ventajas de los programas para controlar la asistencia y horario de los empleados

Hasta hace apenas unas décadas, las empresas utilizaban sistemas manuales para registrar la entrada y salida de sus trabajadores. Esto no solo mermaba considerablemente la eficiencia, sino que además daba lugar a errores frecuentes en el cálculo de las horas trabajadas, los tiempos extras y los descansos.

Y eso sin contar con los fraudes relacionados con la marcación de asistencia, el papeleo excesivo que representaba y la imposibilidad de acceder a la información en tiempo real. No obstante, y como no podía ser de otra manera, la tecnología actual ha logrado revolucionar este trabajo, avanzando a un ritmo vertiginoso y sin precedentes. Estos progresos han logrado que las prácticas mencionadas sean algo del pasado, gracias en buena medida, a plataformas digitales que ofrecen sus servicios para la gestión del tiempo laboral, favoreciendo los siguientes aspectos positivos para las compañías.

Más precisión, menos errores y ahorro de tiempo

Uno de los principales beneficios de un sistema digital es la precisión. Cuando el control de asistencia se lleva manualmente, los errores humanos son inevitables y frecuentes, dando lugar a problemas administrativos y legales.

Asimismo, automatizar el control de asistencia ofrece al departamento de recursos humanos y nóminas un ahorro de tiempo significativo que puede dedicar a otras tareas más productivas.

Cumplimiento normativo sin complicaciones y transparencia

Los gobiernos cada vez implementan normas más rigurosas que obligan a las empresas a llevar un control exacto de la jornada laboral de sus empleados. En España, por ejemplo, desde 2019, a través del Real Decreto-Ley 8/2019, se impuso la obligatoriedad para las organizaciones empresariales de registrar la jornada de trabajo de todos los empleados. Esta medida tiene como principal objetivo evitar el abuso de horas extra no remuneradas.

Con la digitalización de este tipo de procesos, como cabe suponer, se facilita enormemente este cumplimiento y se prescinde de una ingente cantidad de papeleo, pero además se genera confianza entre los empleados. Saber que sus horas trabajadas están bien registradas y que no habrá problemas con su salario o pagos extras contribuye a un ambiente laboral más positivo y justo.

Adaptación al teletrabajo y modelos híbridos

Ya nadie puede poner en duda que el trabajo remoto llegó para quedarse, aunque con él surgieron nuevas necesidades, como la de controlar la asistencia de los empleados de forma remota. Con herramientas digitales, los trabajadores fichan desde cualquier lugar, asegurando que la empresa mantenga un control justo y transparente del tiempo de trabajo.

Empresas que ofrecen soluciones de control de asistencia digital

Si bien existen muchas opciones en el mercado actual para llevar el control de asistencia y horas trabajadas de los empleados de forma automatizada, algunas empresas se han destacado de la competencia por la innovación y confiabilidad de sus plataformas

1. Workforce.com

Esta plataforma permite gestionar la asistencia y horarios en tiempo real, facilitando la administración de turnos y optimizando el cumplimiento normativo. Workforce es una solución flexible, utilizada tanto en grandes corporaciones como en pequeñas empresas. Cuenta con una aplicación móvil, para tablets y teléfonos, iPads, iPhone y Android, que permite que los empleados registren entradas y salidas con foto a través del reconocimiento facial, de manera que se evitan fraudes sin tener que invertir en costosos lectores de huella.

Asimismo, ofrece una planificación inteligente de turno y horarios, atendiendo a las peticiones de los empleados. Esto favorece un mejor clima laboral cuando los trabajadores perciben que sus demandas son concedidas en la medida de lo posible. Además, con la aplicación para empleados, ellos mismos pueden gestionar cambios de turnos con los compañeros, solicitar permisos o subir la documentación requerida de forma remota, por poner solo algunos ejemplos.

2. ADP

Con presencia global, ADP se caracteriza por ofrecer soluciones avanzadas para la gestión de nóminas y control de asistencia. Su sistema se integra con otros softwares de recursos humanos, permitiendo una gestión centralizada y eficiente. Se trata de un proveedor fiable que facilita a sus clientes el cumplimiento de la normativa.

3. Sesame HR

Se trata de una opción bastante popular en España a la hora de registrar la jornada laboral de manera sencilla, gestionar turnos y optimizar la organización del equipo. Además, su interfaz intuitiva hace que sea fácil de usar, tanto para empleados como para administradores, gracias a su portal del empleado.

4. UKG (Ultimate Kronos Group)

Especialmente pensada para grandes corporaciones, UKG ofrece soluciones avanzadas que combinan inteligencia artificial con gestión de personal, permitiendo una automatización completa del control de asistencia y horarios.

En definitiva, el avance de la tecnología sigue transformando la forma en que las empresas gestionan el tiempo de sus empleados. La digitalización se ha convertido en una necesidad para cualquier empresa que quiera optimizar su gestión y ofrecer un entorno laboral moderno y eficiente.