Quedan muy pocas empresas que no usen un software de gestión de nóminas. Quizá en las más pequeñas (esas compuestas por un autónomo y un trabajador) aún las harán a mano, pero no es lo común.

Estos programas se han impuesto con el paso de los años, ya que presentan una enorme cantidad de ventajas y ningún inconveniente.

Una mayor eficiencia y ausencia de errores

Entre todos los beneficios que tiene emplear un software para gestionar las nóminas de la empresa, quizá el mayor sea la eficiencia que aporta, todo el trabajo administrativo que evita.

Con uno de estos programas se automatizan las tareas repetitivas, como el cálculo de las deducciones o las retenciones. Así, se consigue reducir los errores humanos, los cuales siempre pueden estar presentes al confeccionar una nómina.

Esta ausencia de fallos ayuda a que los trabajadores estén más contentos, ya que a nadie le gusta tener que discutir con el departamento correspondiente sobre un fallo en la nómina.

Se cumple la legislación vigente

España tiene un problema con la legislación, y es que es imposible estar al día de todo. En este caso, la normativa laboral y fiscal cambia a menudo.

Gracias a un software de esta clase no hay que estar al día de las modificaciones, ya que de eso se encargan los creadores del programa. Estos actualizan sus software con los cambios legislativos, el cual los aplica sin que tenga que intervenir nadie.

De ese modo, se evitan sanciones (que suelen ser muy cuantiosas), cuando no se cumplen las normas (más si estas tienen que ver con los impuestos o las cotizaciones a la Seguridad Social).

Seguridad de la información

Almacenar datos sensibles, como son los financieros y los personales de los empleados, siempre es algo delicado. De hecho, estamos viendo que incluso las empresas de gran tamaño tienen problemas de seguridad.

Los proveedores de este tipo de software usan tecnologías de encriptación y siempre actualizan sus protocolos, lo que hace muy complicados los accesos no autorizados por parte de terceros.

A su vez, estas empresas tienen políticas muy serias en cuanto a las copias de seguridad, por lo que los datos nunca se pierden, incluso aunque haya problemas con los servidores (los discos duros se rompen y los servidores pueden fallar).

Se optimizan recursos y se facilita la toma de decisiones

Otro de los beneficios del software de gestión de nóminas es que permite que los departamentos de recursos humanos accedan a informes detallados con un clic.

Esos informes ayudan a tomar decisiones basadas en datos precisos y contribuyen a controlar gastos, elaborar presupuestos o planificar a largo plazo.

Como se disponen de datos en tiempo real, la dirección identifica qué áreas de la gestión de personal se pueden mejorar, maximizando la productividad.

Esto va en dos direcciones, lo que quiere decir que los empleados también tienen acceso a información como las horas trabajadas, si han hecho horas extras, la retribución por estas, si han sido sometidos a algún tipo de sanción (por ejemplo, por llegar tarde), etc.