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Desde hace un tiempo, una de las inquietudes más comunes entre los profesionales y las empresas es entender qué implica la factura electrónica obligatoria y qué función tiene en el mercado español.

Actualmente, estas herramientas se han transformado en elementos clave para el desarrollo del entorno, y tienen como objetivo principal fomentar la formalización de las empresas, disminuir la evasión fiscal y mejorar la gestión administrativa de las organizaciones para tal fin. En este contenido, tocaremos temas relevantes y de interés común para tener en cuenta.

Factura electrónica obligatoria: definición clara y sin complicaciones

La factura electrónica obligatoria constituye un sistema digital para la emisión y el registro de facturas, reemplazando así los documentos en papel convencionales. Su rasgo distintivo es que las facturas se generan, envían y almacenan de manera electrónica, contando con la validez jurídica que otorgan a las autoridades competentes.

Este recurso no solo actualiza el proceso de facturación, sino que también garantiza la transparencia en las transacciones comerciales, facilitando a las autoridades fiscales a optimizar la gestión financiera y fomentar la confianza entre las partes involucradas.

¿Cómo se elabora una factura electrónica?

Es importante saber cómo crear una factura electrónica en la actualidad. Para ello, debes cumplir con una serie de pasos que te ayudarán a dar cumplmiento a las normativas vigentes, los cuales te detallamos a continuación:

• Recopilación de datos: Para empezar, debes incluir la información del cliente, tales como: sus nombres, NIF/CIF, la dirección fiscal y otros datos de identificación del producto o servicio dado, certificando la transparencia, el seguimiento y así optimizar la administración financiera.
• Numeración y fecha: En este caso, debes validar que la factura refleje un número secuencial y la fecha en que fue emitido el documento. Estos, son datos imprescindibles para mantener un control fiscal minucioso y que facilite la gestión de las operaciones a nivel contable.
• Descripción de los conceptos de compra: Es importante definir y enumerar de forma detallada todos los bienes o servicios facturados, incluyendo su precio, los impuestos correspondientes y cualquier retención aplicable según su naturaleza. Esto asegura una transparencia en las transacciones, facilita la contabilidad y contribuye al cumplimiento de las normativas tributarias.
• Fijar un programa homologado: La Ley de Crea y Crece establece implementar un software de facturación que esté autorizado ante la Agencia Tributaria, el cual certifica el cumplimiento de la normativa, facilita la emisión de facturas electrónicas y optimiza la gestión fiscal.
• Tener una firma digitalizada: Con la firma electrónica confirmas totalmente la autenticidad e integridad total del documento emitido, evitando modificaciones no autorizadas y fortaleciendo la seguridad jurídica. Su práctica en facturas electrónicas facilita la trazabilidad y genera confianza en las transacciones comerciales.
• Enviar factura y registrar el pago: Finalmente, podrás emitir la documentación y enviar la información por correo electrónico o por medio de una plataforma de facturación electrónica. Según sea el caso, los destinatarios deberán comunicar el pago efectuado junto con la fecha asociada para su registro.

Puntos clave en la factura electrónica obligatoria

La factura electrónica obligatoria se fundamenta en elementos clave que respalden su validez y eficiencia. Para facilitar la comprensión de este tema, te presentamos las siguientes ventajas de las que gozas al contar con una factura electrónica:

• Control en la morosidad: Tendrás la capacidad de rastrear y validar en tiempo real las facturas electrónicas, ya que te permitirá tener un mejor control en los pagos, disminuyendo los retrasos en los recibos correspondientes de cada usuario.
• Control de los costes: Al mitigar el uso de papel y mejorar los procesos de facturación, tendrás ahorros significativos en los costes de impresión, traslados, resguardo y gestión.
• Control y supervisión fiscal: Facilita en gran medida el chequeo y verificación por parte de la Agencia Tributaria, lo que contribuye a la prevención de posibles fraudes.
• Optimizar las operaciones: La factura electrónica ajusta los procesos administrativos, minimiza en la medida de lo posible todos los errores que se puedan generar y mejora en gran medida la eficiencia en todas las relaciones comerciales.
• Modernización tecnológica de las empresas: Al poner en funcionamiento la factura electrónica con el software adecuado, promueve la transformación digital en los comercios, mejorando procesos especialmente en las pequeñas y medianas, quienes son fundamentales para la economía.

Ley Crea y Crece: Principal promotor de las facturas electrónicas

La Ley Crea y Crece, oficialmente denominada Ley 18/2022, es una normativa española que tiene como propósito principal facilitar la fundación y el desarrollo de empresas. Su meta principal es eliminar las barreras regulatorias, incentivar el emprendimiento y apoyar la expansión del tejido empresarial en España.

Entre las iniciativas más relevantes de esta ley, destaca la implementación obligatoria de la factura electrónica, la cual, junto al fomento de la creación de empresas en el país, impulsa la digitalización del ámbito empresarial y fortalece a las pequeñas y medianas empresas (pymes).

Impacto y propósitos de la Ley Crea y Crece

Con la introducción de la factura electrónica obligatoria y la Ley Crea y Crece, ha sido concebida como un instrumento legislativo clave para impulsar el desarrollo económico y la modernización empresarial. Su impacto y propósito pueden ser analizados desde múltiples perspectivas:

• Impulsar la Creación de Negocios: Un objetivo fundamental de la ley es disminuir los obstáculos burocráticos y financieros para facilitar el inicio de nuevas empresas. Esto favorece el crecimiento económico y la creación de empleo.
• Promover el Emprendimiento: La legislación tiene como objetivo estimular la cultura empresarial al ofrecer un entorno propicio que motive a los ciudadanos a lanzar sus propios negocios.
• Competitividad Empresarial: Al incorporar tecnologías digitales, las empresas se posicionan de manera más efectiva para competir en mercados internacionales, lo que les permite mejorar su productividad y eficiencia.
• Promoción de Prácticas Sostenibles: La adopción de herramientas digitales, como la factura electrónica, favorece una gestión empresarial más eficaz y respetuosa con el medio ambiente.

Colaboración y adaptabilidad en el futuro digital de las empresas

Con la puesta en práctica de la factura electrónica obligatoria y la Ley Crea y Crece, se marca un avance crucial hacia la modernización de las empresas en España. El éxito de estas iniciativas varía según la participación entre las empresas, autónomos, administraciones y proveedores tecnológicos.

Además, brinda la posibilidad de alcanzar una mayor eficiencia, transparencia y competitividad en el mercado español. El propósito fundamental de la reforma legislativa es no solo reducir la morosidad y los costos asociados, sino que también impulsar un crecimiento sostenible en una economía completamente digital.