Dicen que en periodos de crisis hay que agudizar el ingenio, esto es cierto no solo para los individuos y familias, sino que también cierto y además necesario para las empresas como las organizaciones productivas que son y que necesitan generan dinero para cubrir sus necesidades. El outsourcing o dicho en español, la externalización, está resultando ser la forma en la que muchas empresas agudizan el ingenio para producir más y mejor reduciendo costes. Pero ¿qué es la externalización o el outsourcing y cómo podemos utilizarlo para crecer en la empresa?

Antes de nada conviene recalcar que esto no es nuevo ni se ha inventado ayer, al igual que sucede con muchos otros conceptos que se han reinventado con la crisis. Externalizar es adjudicar a un agente de servicio externo parte de la gestión de los procesos de trabajo productivo que realiza una empresa, aunque con frecuencia es confundido con subcontratar, pero subcontratar es contratar a otra empresa para que realice todo o parte de los trabajos o servicios que usted contrató directamente con su cliente, como puede notarse las diferencias son pocas aunque significativas y están relacionadas con la orientación misma del trabajo.

La primera pregunta que surge al pensar en el outsourcing puede ser esta: ¿Es rentable la externalización? Esto va a depender del proceso en sí mismo, de su complejidad, del momento del mercado y de nosotros mismos dentro del mercado. Supongamos que tenemos que distribuir un producto destinado al consumo general y que lo estamos introduciendo en el mercado, entonces es muy posible que interese externalizar la logística. Tener almacenaje en naves propias o alquiladas en distintas zonas del país supondrá una inversión elevada, personal administrativo y de almacén, vehículos de reparto, etc. Sin embargo externalizar el proceso con una empresa cuya actividad es la logística supondrá pagar por lo que necesitas y usas, por ejemplo equis metros de almacenaje, un vehículo de reparto un día en semana, personal de almacén que cargue el camión unas horas de ese día y que reciba un contenedor una vez al trimestre. ¿Cómo influye el crecimiento en las áreas externalizadas? Siguiendo con el ejemplo, en función de la consolidación del volumen que nuestra empresa vaya adquiriendo, podemos ir dejando de lado algunos servicios contratados y empezar a usar personal administrativo propio, pero tal vez sigamos manteniendo la externalización de almacén como espacio físico.

También podemos preguntarnos ¿pueden externalizarse los puestos de trabajo? También dependerá de la especialización del puesto y de su dependencia física de las instalaciones para realizarlo. Para explicar esto mejor pondré como ejemplo algunos casos que he vivido como gestor externalizado de marketing panorámico. Algunos clientes simplemente me encargan un trabajo concreto y por un periodo determinado, una campaña para promocionar tal o cual cosa, en estos casos no podemos hablar de externalización sino de un trabajo contratado de cero a producto acabado. Sin embargo otros clientes me contratan para ser su gestor de marketing, es decir, quieren desarrollar un área de marketing en su empresa, pero en lugar de contratar a un ejecutivo de marketing en plantilla cinco días a la semana lo externalizan y el trabajo y desarrollo se ajusta a su necesidad en el uso del marketing. En éste caso sí es externalización, ya que la forma de trabajar es como si formase parte de la empresa en cuanto a involucración, reuniones de estrategia y planificación de las acciones, conexión constante mediante las nuevas tecnologías, etc. Es como tener tu ejecutivo de marketing al otro lado de la calle o del Skype en lugar de estar al otro lado del pasillo de la oficina. Esta forma de crecer es mucho más rentable, porque la empresa no dará “palos de ciego” con su inversión en marketing y publicidad, puesto que salvo en los casos en los que la empresa es dirigida por personas formadas en marketing, lo normal es hacer lo que se sabe o lo que ya ha hecho la competencia, sin saber si fue o no rentable, en lugar de aplicar el marketing que resulte más conveniente para su propia empresa.

Como ya hemos visto esto de externalizar no es nuevo en el fondo aunque sí en la forma, porque ha cambiado hacia más versatilidad y flexibilidad. Lo más frecuente es externalizar el área fiscal, laboral y contable en una empresa. La externalización se ha revelado como la palanca de empuje para el crecimiento en la empresa y sería equivocado medirlo en términos absolutos, porque se trata de algo relativo que permite el acceso gradual a conveniencia a un recurso concreto.

En definitiva y por simplificar aún más el criterio de valoración diría que, al igual que sucede cuando uno se va a otra ciudad puede alojarse en un hotel, alquilar un piso o comprarse su propia casa y que esa decisión dependerá de diversos aspectos, como son el tiempo que permanecerá allí, la capacidad económica, las necesidades de ubicación etc. Por cuestiones de necesidad operativa, la externalización en la empresa debe ser evaluada y medida con diversos criterios, pero lo normal en una empresa que está en crecimiento constante sería que siempre tenga algún área o proceso externalizado.

*Analista de Estrategia Mercantil